Digitaal ondertekenen akkoordverklaring

We hebben na lang beraad een nieuwe methode om de door ons in te dienen aangiftes te accorderen.
Hoewel de vorige methode goed werkte waren er toch een aantal klanten die tegen problemen aanliepen omdat hun systeem de documenten niet kon openen. Hierdoor werd mondeling akkoord gegeven( altijd moeilijk vast te leggen ), of er werd gevraagd of er geen doorlopend akkoord kon plaats vinden.

Uiteraard kan dat niet. Een akkoord heeft meerdere functies.
-Je krijgt de kans om alles te controleren voordat het hier de deur uitgaat. Want iedereen kan wel eens een fout maken ook wij.
-Wij weten dat je het document gezien hebt en dus ook de gegevens gezien hebt ,die nodig zijn voor de betalingen aan de fiscus.
-Wij weten dat je je bewust bent dat de aangifte als zodanig wordt ingediend.
-Wij gaan ervanuit dat als er vragen of opmerkingen zijn dat deze dan direct bij ons worden neergelegd.

Een akkoord geeft dus aan dat alle partijen, het eens zijn met de cijfers en daar ook achter staan.
Dit akkoord moet natuurlijk wel voor iedereen duidelijk zijn. Vandaar dat wij onze methode om alles vast te leggen nog eens onder de loep hebben genomen.
De vorige methode
-vergde veel tijd om de mail verzendklaar te maken,
-kostte extra papier door het moeten uitprinten en ondertekenen
-sommigen gaven al via de mail akkoord voordat het bestand geopend was. Dit zorgde soms voor een tweede indiening naar de fiscus.
-Het bijhouden van de binnen gekomen akkoordverklaringen kost veel tijd.
-Het bewaren van de digitale en papieren akkoorden is bewerkelijk.
-Het herhaald herinneren van nog niet op tijd ontvangen akkoorden kost veel tijd.
Kortom de oude methode was inefficiënt.

De nu gekozen methode biedt ons de mogelijkheid tot het structureler vastleggen van al deze akkoorden, zowel voor BTW, IB, VPB.

Wat is er veranderd? Door deze nieuwe methode kan iedereen op elk apparaat goedkeuring geven.
Dit hoeft dan niet meer via de mail. Je hoeft geen wachtwoord meer te onthouden of vast te leggen.
We hoeven geen zipbestand meer in te stellen.

Hoe werkt het?
-Stap 1 : Je krijg van ons een mail met het verzoek je handtekening te zetten. De mail wordt verzonden via dit programma.

-Stap 2: Om het bestand te zien moet je eerst een sms code invoeren die je op je telefoon binnenkomt ( beveiliging van je gegevens) Mocht er per abuis een verkeerd e-mailadres gebruikt zijn dan kan het bestand niet geopend worden.
Mocht er per abuis een verkeerd telefoonnr. ingevuld zijn dan kan het bestand niet geopend worden.

-Stap 3: Na invoeren van de code opent het bestand en het programma biedt je de mogelijkheid om je handtekening te zetten. Het programma geeft ook aan binnen welke periode je verzocht wordt te ondertekenen zodat je de tijd hebt om alles te controleren.
De handtekening kun je invullen door in het door ons ingestelde handtekeningvak je naam te typen , of via touchscreen te tekenen of door de handtekening te uploaden. Dit kan per telefoon , laptop, iPad, of welk andere apparaat je ook gebruikt.

-Stap 4 : Nadat je je Handtekening hebt gezet en dit bevestigd hebt , krijg je een mail met daarin het getekende exemplaar en een bewijsstuk.
Dit betekent dat zowel jij als wij precies hetzelfde document ontvangen.
Wanneer de helft van de ondertekentijd is verlopen en je hebt nog niet getekend dan krijg je nog één herinnering.
En zoals altijd geldt geen handtekening geen indiening van de aangifte.

Natuurlijk is het altijd even wennen maar wij denken dat deze nieuwe methode
– overzichtelijker werkt
-prettiger is in gebruik
-kostenbesparend werkt
-milieuvriendelijker is


Is jouw BTW Oké ?

Onze Nederlandse btw blijkt voor sommige ondernemers nogal eens een struikelblok te zijn. Laat staan wanneer je dan ook nog met buitenland situaties te maken krijgt.
Dat we btw berekenen en moeten afdragen of kunnen terugvragen dat is de meeste ondernemers wel duidelijk. Maar wist je dat er best wel wat wetjes en regeltjes zijn waar je rekening mee moet houden?
Want wanneer mag je eigenlijk btw terugvragen?
Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om de btw-aangifte in eigen hand te nemen. Immers heel veel boekhoudprogramma’s bieden deze mogelijkheid. Dus hoe zit dat dan met je BTW administratie en je BTW – aangifte? Hoe doe je het goed zodat je met de jaarrekening niet voor onnodige dure verassingen komt te staan ?
De belangrijkste zaken heeft Snelstart voor ons op een rijtje gezet in weer een duidelijk E-Bookje . Het E boekje vind je ook hier