Het nieuwe jaar is nog maar net begonnen.
Een goed moment om kritisch naar administraties te kijken ten aanzien van factuureisen. De belastingdienst stelt hoge eisen aan facturen indien men deze wil gebruiken om de BTW in aftrek te brengen.
Deze uitgebreide eisen zijn terug te vinden op de site van de belastingdienst.
zie onderstaande link.
factuureisen – belastingdienst

De belastingdienst spreekt van het uitreiken van facturen en iedere ondernemer zou de factuureisen moeten kennen om facturen te kunnen uitschrijven, maar als ondernemer ontvangt u ook facturen.
Het is goed om te beseffen dat de belastingdienst de originele factuur wil zien, op de manier waarop deze is uitgereikt. Dus op papier op papier en digitale facturen digitaal.
Vaak ontvangen we kassabonnen en tot januari 2013 moesten ondernemers dan ook nog een aparte btw-bon laten maken om in aanmerking te komen voor de btw-aftrek.

Vanaf januari 2013 is dat voor bonnen tot een bedrag van 100 euro (inclusief btw) niet meer nodig en is het voldoende om deze kassabon als vereenvoudigde factuur te gebruiken.
Op een vereenvoudigde factuur staan minder gegevens maar ook daarbij is het goed om te weten wanneer men de vereenvoudigde factuur wel of niet mag gebruiken en welke minimale gegevens op de kassabon moeten staan.

Minimale eisen:
-factuurdatum
-naam en adres van leverancier of presterende ondernemer
-duidelijke omschrijving van goederen en/of diensten
-het BTW- bedrag.
Wanneer:
-aankoopbedrag max €100,- inclusief btw
-niet voor aankoop autobrandstof.

Dus als u als ondernemer naar een bouwmarkt of iets dergelijks zou gaan om zakelijke inkopen te doen en het aankoopbedrag is €100,00 of minder , dan staan er op de kassabon in principe genoeg gegevens om de btw in aftrek te mogen brengen.
Betaalt u contant dan is het van groot belang om een kasboek bij te houden waarin u de uitgaven kunt verantwoorden.
Betaalt u met een bankpas dan is het verstandig om hiervoor de zakelijke pas te gebruiken om te voorkomen dat zakelijke uitgaven en privé-uitgaven door elkaar gaan lopen. Bijna iedereen tegenwoordig is wel gewezen op het feit dat de inkt van kassabonnen nogal snel verdwijnt/vervaagt. Raadzaam is dan ook om een kopie te maken van de kassabon en de originele kassabon eraan te nieten. Zo kunt u geen problemen krijgen mocht u onverhoopt na 5 jaar eens een controle krijgen.

In dit kader is het dan ook goed om te wijzen dat een kassabon van getankte brandstof alleen niet voldoende is om de btw over de brandstof in aftrek te mogen brengen. Bij brandstoffen gelden andere regels.
Om de BTW over deze bonnen in aftrek te mogen nemen is het vereist dat naast de kassabon ook met een zakelijke pas of met een brandstofpas op naam van de onderneming betaald moet zijn. Dus niet contact en niet met de privépas.