Privacy verklaring

Indien u gebruikt maakt van onze dienstverlening moeten wij persoonsgegevens verzamelen.
Afhankelijk van het doel kunnen wij de volgende persoonsgegevens vragen en verwerken.

Persoonsgegevens bedoeld voor onderhouden van contact, bereikbaarheid bij vragen, postadres en facturering
naam
adres
postcode
woonplaats
telefoonnummer
e-mail

Persoons- en aanvullende gegevens ten behoeve van de IB-aangifte
geboortedatum
geslacht
BSN nr
bedrijfsgegevens
kopie persoonsbewijs
huwelijkse staat
aanwezigheid huwelijkse voorwaarden
aanwezigheid samenlevingsovereenkomst
aanwezigheid testament
aanwezigheid schenkingsakte
aanwezigheid arbeidsovereenkomst
inventarisatie inkomensbronnen, zoals lonen, vorderingen, verhuur
aanwezigheid van aktes en waarde onroerende zaken
aanwezigheid overeenkomsten en waarden leningen en kredieten
aanwezigheid van kinderen onder 18
financiële gegevens als banken en saldo’s , aandelen
aanwezigheid aktes en voorwaarden lijfrentepolissen en pensioenen
aanwezigheid testament
aanwezigheid en voorwaarden verzekeringen zoals bedoel in kapitaal of levensverzekeringen
aanwezigheid en tonen bewijsmiddelen mbt ziektekosten indien nodig dokters- en/of dieetverklaringen.

Gegevens ten behoeve van Btw-aangifte en jaarrekening
de bedrijfsgevens
de financiële gegevens t.b.v. de administratie
door de belastingdienst toegewezen gebruikersnaam.

Gegevens ten behoeve van loonadministratie
bedrijfsgegevens
loonheffingsnummer
gegevens van de medewerkers inclusief bsn-nr. en bankrekeningnummer waar loon op gestort wordt.

Hoe worden de gegevens verwerkt?
-De door u verstrekte gegevens worden onder andere verwerkt via automatisering, waardoor het mogelijk is om u optimaal te adviseren. Indien nodig worden gegevens verstrekt aan de belastingdienst om zo te voldoen aan uw opdracht.
-Indien de gevens per mail verstrekt zijn dan zullen de gegevens opgeslagen worden in uw digitale en/of papieren dossier. De mail wordt gearchiveerd in het archief van de mailbox en opgeslagen via back-ups.
-Indien de gevens op papier zijn verstrekt zullen deze na gebruik aan u geretourneerd worden. Van bepaalde stukken worden kopiën gemaakt. Hiervan is sprak als deze nodig zijn ter bewijslast naar de fiscus en/of nodig zijn voor toekomstige werkzaamheden. Deze kopiën worden opgeslagen in uw digitale en/of papieren dossier.

Veiligheidsprotocol
In het veiligheidsprotocol staat beschreven hoe wij met gegevens omgaan.
* Zo hebben wij met betrekking tot de automatisering verwerkingscontracten afgesloten met betreffende leveranciers. Deze leveranciers zijn net als wij gebonden aan de geheimhoudingsplicht en mogen u gegevens voor geen ander doel verwerken als waar ze voor bedoeld zijn.
* Zo hebben we passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te beperken. Wij hebben hiervoor een Informatiebeveiligingsbeleid. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.
* Zo bewaren wij  de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren een standaard bewaartermijn van 5 jaar. Dat wil zeggen dat wij uw gegevens 5 jaar nadat u klant bent geweest zullen verwijderen. Uitgezonderd hiervan zijn de gegevens die wij langer moeten bewaren omdat de wet ons dit verplicht, zoals gegevens voor de Belastingdienst.

Verstrekking aan derden
Om de continuïteit van onze dienstverlening te waarborgen hebben wij contact met andere administratiekantoren. In geval van calamiteiten kunnen uw gegevens verstrekt worden aan een van deze kantoren om zodoende de continuering van de werkzaamheden te garanderen en boetes te voorkomen. De aangesloten kantoren zullen uw gegevens net zo behandelen als u van ons gewend bent en zijn vanuit de beroepsgroep aan dezelfde eisen verbonden als wij. Buiten deze kantoren zullen wij de door u verstrekte gegevens nooit aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is , of als u ons er nadrukkelijk om vraagt in het kader van een opdracht.

Verstrekking naar de klant toe
Als wij onze opdracht hebben uitgevoerd krijgt u als klant een kopie van de ingevoerde aangifte. In deze aangiftes staan in feite al uw gegevens. Toezending van deze stukken levert dus een potencieel gevaar op.
U bent daarom vrij om te kiezen hoe u uw stukken wilt ontvangen. De allerveiligste manier is zelf halen of brengen maar in de praktijk is dit voor ons niet haalbaar. Wij willen daarom met de klant afspreken hoe hij  deze stukken wil ontvangen: hij komt ze halen ,hij wil ze ontvangen per post of per mail. Wij kunnen onmogelijk alle post laten aantekenen. De kosten zouden dan de pan uitrijzen. Mocht de klant dit wel wensen, dan is dit tegen extra kosten wel mogelijk.

Dataverzameling of cookies
Via onze website worden cookies verzameld om de website te goed laten functioneren. De website-leverancier heeft daartoe een cookieverklaring aangeboden die u moet lezen en accepteren voordat u de website bezoekt.  Wij als bedrijf verzamelen via de website en  eventuele andere media geen gegevens, maar wij kunnen niet garanderen dat indien u doorklikt naar andere websites deze sites net zo betrouwbaar en/of veilig met uw gegevens omgaan.
De gegevens die via onze mail binnenkomen worden opgeslagen op de eigen server en de server van de mailaanbieder.
De gegevens die binnenkomen via What’s app worden verwerkt, en verwijderd. Vanwege de gevoeligheid van What’s app adviseren wij hiervan zo min mogelijk gebruik te maken en ons gebruikelijk mailadres: info@coenenbelastingadvies.nl te gebruiken.

Rechten en plichten.
-Inzagerecht

-Als klant heeft u het recht om uw gegevens in te zien.
-Recht op rectificatie
Bij onvolledigheden kan de klant ons vragen om deze aan te passen, te wijzigen of zelfs te verwijderen.
We wijzen u erop dat het wijzigen van verplicht verzamelde gegevens ten behoeve van de belastingdienst niet gewijzigd kunnen worden tenzij deze abusievelijk of door onvolledige informatie onjuist blijken te zijn.
-Onbedoeld misbruik en/of datalek
Bij vermoeden van misbruik en/of een eventueel datalek heeft de klant het recht c.q de plicht om dit bij ons te melden.
Vrijheid tot verstrekken van persoonsgegevens
De klant is niet verplicht om de persoonsgegevens te verstrekken maar het gevolg daarvan kan zijn dat wij niet kunnen voldoen aan de eisen die van ons verwacht worden door de belastingdienst. In dat geval kunnen wij niet alle noodzakelijke werkzaamheden verrichten.
Recht op beperking van verwerking
We gebruiken de gegevens alleen waar ze voor bedoeld zijn, we hebben geen ander doel dan zo zorgvuldig mogelijk aan uw opdracht te voldoen.
Recht op bezwaar
De klant kan bezwaar maken tegen de manier waarop wij de gegevensverwerking toepassen. Dit kan bij ons gemeld worden. Komt u er niet uit dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy-toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Recht op kennisgevingsplicht
Indien uw gegevens gebruikt worden buiten de opdracht wordt u hiervan op de hoogte gesteld.
Communicatie belastingdienst
Via de zogeheten VIA’s van de belastingdienst kunnen wij, indien u hier van te voren toestemming voor gegeven heeft, gegevens binnenhalen. Nadat deze gegevens gecontroleerd zijn worden deze gebruikt voor het doen van de aangifte. Vanuit de belastingdienst kunnen wij vragen krijgen over uw situatie. Het is niet altijd noodzakelijk om u hierover te informeren. Mocht het nodig zijn dan nemen wij met u contact op.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Uw gegevens worden verwerkt via automatisering, daardoor is het altijd mogelijk om deze te exporteren of over tedragen.
-Recht op vergetelheid.
Uw gegevens worden bewaard conform de wettelijke voorschriften ( 5, 7 of 12 jaar)  zolang u klant bij ons bent . Indien u geen klant meer bent, hanteren wij een bewaartermijn van 5 jaar of zolang de wet dit voorschrijft. Afhankelijk van de situatie kan dit zelfs 12 jaar zijn. Het is mogelijk hiervan af te wijken als wij de onderliggende stukken die nodig zijn voor de eventuele bewijsvoering naar de fiscus ,in uwer belang, aan u hebben kunnen retourneren. In dat geval zullen wij alle overige gegevens en een eventueel dossier binnen een week op gepaste wijze vernietigen.

Ontbrekende of controle van gegevens
Indien wij gegevens missen of moeten controleren kan er gebruik worden gemaakt van openbare media om deze gegevens te achterhalen.

We hebben deze privacy-verklaring zo volledig mogelijk ingevuld echter kan deze in de loop der tijd gewijzigd of aangevuld worden. We raden u dan ook aan om onze site regelmatig te controleren op aanpassingen en/of wijzigingen. Mocht u nog opmerkingen hebben dan horen wij dat ook graag om onze privacy-verklaring zo compleet mogelijk te kunnen aanbieden.